6 a dokumentumkezelő szoftver az irodai hatékonyság növelése érdekében

A felhőtárolás megjelenése helytelenül kiküszöbölte a zsúfolt papírmunkák kezelésének stresszét. Ezért a munkáltatók időt takaríthatnak meg, ugyanakkor javíthatják a munkafolyamatot. Tehát, ha a papíralapú dokumentumok használatának csökkentését és a hatékonyság növelését szeretné csökkenteni, Ön a megfelelő helyen van. Ez a cikk hat legjobb dokumentumkezelő szoftver közül választhat.

A Dokumentumkezelő szoftver, más néven Dokumentumkezelő rendszerek (DMS), számítógépes programok, amelyeket kifejezetten a dokumentumok és a munkafolyamatok nyomon követésére, egyszerűsítésére és kezelésére terveztek, a fő feladatokkal a munkaterhelés csökkentése és a munkafolyamat felgyorsítása.

Kövesse ezt a bejegyzést, hogy átfogó képet kapjon a dokumentumok kezeléséhez rendelkezésre álló legjobb eszközök közül.

Melyek a legjobb dokumentumkezelő szoftverek a PC-hez?

1

eFileCabinet

Az eFileCabinet ma vitatottan a vezető dokumentumkezelő szoftver. Az irodai fájlok tárolásának, visszakeresésének és megosztásának megkönnyítése érdekében készült. A szoftver funkciója azonban túlmutat a dokumentumkezelésen, mivel számviteli és HR menedzsment eszközökkel is rendelkezik.

Az eFileCabinet két támogatási változatot tartalmaz: az asztali verziót (Windows 10 kompatibilis) és a mobileszközöket, amelyeket kifejezetten mobileszközökhöz terveztek.

Ez a dokumentumkezelő szoftver egy „cloud-view” néven ismert funkciót tartalmaz, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy közvetlenül a szoftver platformján biztonsági másolatot készítsenek a felhőben. Ezzel a felhasználók könnyedén megtekinthetik és kivonhatják a fájlokat bármely eszközön keresztül, feltéve, hogy az ilyen eszköz csatlakozik az internethez.

Továbbá az eFileCabinet minden szükséges iparági megfelelést teljesít, beleértve a SEC, HIPAA, FINRA és egyéb szabványkövetelményeket.

Továbbá, a szoftver tökéletesen működik a SecureDrawerrel, amely egyedülálló megosztási funkció, amely végpontok közötti fájlmegosztási platformként szolgál Ön és ügyfelei között. biztonságos e-aláírás, szkennerek, nyomtatók és így tovább.

Lastl, . Az eFileCabinet dokumentumkezelési szoftver online és helyszíni szolgáltatásokat kínál. A szoftver két hétig ingyenes próbaverziót kínál az új felhasználóknak, majd 15 dolláros kezdőáron fizethető tervet is feliratkozhat.

Letöltés eFileCabinet

2

OpenKM

Az OpenKM kétségtelenül az egyik legnépszerűbb dokumentumkezelő szoftver a piacon. Ez egy rendkívül sokoldalú vállalati szintű szoftver, amely az irodai feladatok végrehajtására épül, a dokumentumkezelőtől a munkafolyamat-automatizálásig az adminisztrációs funkciókig.

A szerszám kifejezetten Windows számítógépekhez lett kifejlesztve. Ugyanakkor számos más asztali operációs rendszer, például a Linux is elérhető.

A dokumentumkezelő szoftver alapvetően dinamikus modulkészletet tartalmaz, amely a szoftver teljes menedzsment műveleteit futtatja. Ezek közül a modulok közül néhány: Elektronikus számlázás, e-aláírás, Titkosítás (fájl titkosításhoz és dekódoláshoz), Vonalkód, Mail Archiver és így tovább.

A szoftver rugalmas kialakítása lehetővé teszi, hogy zökkenőmentesen integrálódjon a megfelelő irodai eszközökhöz, mint például az AutoCAD, a WordPress, a Google Drive, a Microsoft Office és így tovább. Beépíthető hitelesítési rendszert is tartalmaz, amely külső adatbázisokhoz vagy szerverekhez, például SQL, Oracle, MySQL és néhány máshoz is csatlakoztatható.

A fentiek fényében a felhasználóknak lehetőségük nyílik a teljes munkafolyamat racionalizálására a hatékonyság növelése érdekében. Ezért ezt a dokumentumkezelő szoftvert sokan úgy látják, mint egy projektmenedzsment szoftvert, mint egy rendes dokumentumkezelőt.

Az OpenKM két alapvető tervet kínál az új felhasználóknak: OpenKM Community és OpenKM Professional . Az előbbi ingyenesen elérhető (korlátozott funkciókkal), míg az utóbbi, erősebb jellemzőkkel, fizetett terv, és ajánlatot kínál (egyéni árképzés).

Ha többet szeretne tudni a szoftver rendszer- és letöltési követelményeiről, jelentkezzen be az OpenKM letöltési webhelyére.

Letöltés OpenKM

3

Templafy

A Templafy vitathatatlanul az egyik legjobb dokumentumkezelő szoftver a piacon. Ez egy teljes körű segédeszköz, amely az iratok dokumentációinak hatékony tárolására, letöltésére és megosztására szolgál. Ez egy felhőalapú platform, amely támogatja a számítógépes rendszerek és a mobileszközök minden formáját.

A kényelem érdekében az asztali (Windows) és az okostelefonok (mobil alkalmazások) is megjelennek.

Alapvetően a Templafy megkönnyíti a fájlok tárolását és a csapat együttműködését, megszüntetve a hagyományos, szétválasztott, különböző platformokon végzett munkafolyamatokat.

A dokumentumkezelő szoftver egyetlen platformon egyszerűsíti az összes lényeges munkahelyi eszközt, különösen a dokumentum-létrehozó eszközöket, például az MS Office-t, így egységes munkafolyamatot biztosít.

Továbbá, a Templafy meglehetősen navigálható felületet üzemeltet, amely ideális az alacsony technológiai munkakörnyezetben, hiszen minden csapattag visszajelzést ad, fájlokat oszthat meg, és elképzelhetetlenül egyszerű dokumentumokat hoz létre.

Mindezeket egyetlen takarmányon keresztül továbbítják, és az admin (munkáltató) ellenőrzi, hogy minden követelmény és minőségi színvonal megfeleljen.

Végül, mint a legtöbb tartós segédeszköz, a Templafy nem olcsó. Valójában kényelmesen az egyik legdrágább dokumentumkezelő szoftver a piacon. Rendelkezésre áll egy rögzített előfizetési ráta: 355 USD havonta. A teljes előfizetés előtt azonban ingyenes próbaidő áll rendelkezésre. További információkért látogasson el hivatalos honlapjára.

Letöltés Templafy

4

SutiDMS

A SutiDMS, a SutiSoft terméke, a piac egyik legátfogóbb dokumentumkezelési szoftvere. Számos eszköz áll rendelkezésre a dokumentumok kezelésére és szervezésére, fájlok megosztására, nyilvántartások vezetésére és a csapat együttműködésének javítására.

Ez egy online, webalapú szoftver, amely az asztali és a mobil eszközökön egyaránt támogatott.

Ezenkívül a SutiDMS többfunkciós eszközökkel rendelkezik, amelyek egy módosítható műszerfalat, dokumentumkönyvtárat, OCR dokumentumrögzítést, több integrációt (MS Outlook, Gmail és Yahoo Mail), fájlösszeállítást, dokumentum archiválást és megőrzést, e-aláírást és fórumokat tartalmaznak többek között.

A szoftver alapvetően a végső tárhely, ahol minden dokumentumot megőrizhet, és webalapú funkcionalitása biztosítja, hogy bármikor hozzáférhessen a dokumentumokhoz.

Mindazonáltal, ez a dokumentumkezelő szoftver vállalati árképzést kínál, amely idézettel elérhető.

Két alacsonyabb terv van: a prémium terv és a szakmai terv . A professzionális terv legfeljebb 10 felhasználó számára van kialakítva, és a felhasználó (havonta) 18 dollár áron érhető el. Ezzel szemben a Prémium terv középtávú, kevesebb, mint 500 alkalmazottal rendelkező szervezet számára készült, és 20 dollár / felhasználó (havonta) áron érhető el.

Letöltés SutiDMS

5

FileHold

A FileHold egy teljesen integrált dokumentumkezelési megoldás, amely különböző funkciókkal rendelkezik, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára a központi tárolás és az egyszerűsített munkafolyamatot. A szoftver egyike azon kevés dokumentumkezelő szoftvereknek, amelyek kifejezetten a Windows 10 PC és a Windows más verziói számára vannak kialakítva (7/8 / 8.1). Mindazonáltal elérhető a böngészőkön is Linux és Mac számítógépeken.

A szoftver jellemzői „standard”, „opcionális”, „egyéni” és „dokumentum-szkennelés és képalkotás” kategóriába sorolhatók. Ezek közül néhányat a metaadat-rögzítés (dokumentum-címkézés), a naptár, az elektronikus nyomtatványok, az e-aláírás, az OCR (szerveroldali), az automatikus kitöltés, a SmartSoft-rögzítés és így tovább.

Továbbá a FileHold rendelkezik azzal a képességgel, hogy integráljon egy harmadik féltől származó szoftverekkel, mint például az MS Office, az MS Active Directory, az MS SharePoint és így tovább. Mindez megkönnyíti a fájlok tárolását, visszakeresését és megosztását, valamint a munkafolyamat-koordinációt.

Végül a FileHold két alapvető árképzési tervet kínál; A FileHold Express és a FileHold Enterprise. Az Express terv a kisebb, mint 20 főt foglalkoztató kisvállalkozások számára készült, míg az Enterprise terv ideális a nagyobb szervezeteknek vagy a több mint 20 tagú csapatoknak.

Mindkét terv előfizetési aránya azonban csak idézettel érhető el. Küldhet e-mailt a FileHold értékesítési csapatának, hogy árajánlatot nyújtson az Ön vállalkozására.

Letöltés FileHold

6

M-Files

Az M-Files a ma elérhető legjobb dokumentumkezelő szoftverek egyike. Ez a legjelentősebb a „duplikációs elemzés” funkciójához, melynek célja, hogy megvédje a felhasználókat a dokumentumok másolásától. Ez egy felhőalapú DMS; ezért mind az asztali, mind a mobil platformokon támogatott.

Vannak kijelölt asztali verziók (Windows 10 / 8.1 / 8/7), valamint mobilalkalmazások a kiválasztott mobil eszközökhöz.

Emellett a Windows 10-hez tartozó dokumentumkezelő szoftver szervezett tárhelyet is tartalmaz, ahol a dokumentumok találhatók és szervezettek. A dokumentumok keresését a fájlnevek más kapcsolódó mutatókkal, például dátumokkal és projektekkel való korrelálásával elemzi. Mint ilyen, a szoftver könnyen eltávolíthatja a duplikátumokat.

Az egységes platform megkönnyíti a munkahelyi hatékonyságot a feladatok átruházásával (a munkáltatótól a munkavállalókig), valamint a feladatok végrehajtását és kézbesítését (a munkavállalóktól a munkáltatóig). A végeredmény a jobb termelékenység.

Továbbá az M-Files rugalmas DMS, amely könnyen integrálható olyan eszközökkel, mint az MS Office és számos olyan CRM eszköz, mint a Salesforce. Ez ideálisvá teszi gyakorlatilag minden típusú vállalkozás számára. Emellett három alapvető telepítési lehetőség áll rendelkezésre, beleértve a helyszínen, a felhőalapú és a hibrid (kombinált) lehetőségeket.

Az M-Files egy hónapos ingyenes próbaverziót kínál az új felhasználóknak, majd könnyen frissítheti a vállalati tervet, amelyet az idézet kínál.

Töltse le az M-Files fájlt

Következtetés

Ma a papírdokumentumok használatának csökkenése világszerte csökken, sok szervezet, iskola és kormányzati intézmény preferálja a papírmentes tárolás kényelmét a papírfájlok és mappák nehézkességére.

Ezért folyamatos igény van a szabványos és tartós dokumentumkezelési szoftverre. E kereslet tekintetében a piacon a legjobb dokumentumkezelő szoftvereket állítottuk össze, hogy megkönnyítsük a döntéshozatalt, és hogy melyik DMS alkalmazza az Ön üzleti tevékenységét.

Ajánlott

MEGOLDÁS: Az Unreal Engine 4 nem indul el a Windows 10 rendszeren
2019
Javítás: „Alkalmazás nem található” hiba a Windows 10-ben
2019
Hogyan kaphatom vissza a kurzort a Windows 10 rendszerre?
2019